便与保管和利用

区分文件的不同保存价值

遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系

将文件组合在一起集中保存

修改不必要的错误

有特殊保存价值的信

重份文件

本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料

具有重要查考利用价值的文件材料

未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿

本机关的文件材料

下级机关的文件材料

上机关的文件材料

同级机关和非隶属机关的文件材料

所有机关的文件材料

防止挤压和丢失

便于文件的统计和催办工作

作为核对与交接文件的凭据

便于检查和检索文件

便于管理和保护工作

公文处理要做到绝对的谨慎

有的公文的处理要讲究适时

凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误

公文的处理越快越好

公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接