正确答案：

公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。（2分）公文的这一基本含义可以从以下四个方面来解释。

（1）国家机关及其他社会组织是公文形成的主体。因为这些机关或组织都是依据宪法和有关法律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定、发布和处理公文的权力。（2分）

（2）行使职权和实施管理是公文形成的必要条件。具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。它们在日常的工作活动中必然会产生体现自身意志的各种文件材料，这是公文形成的必要条件。（2分）

（3）公文是具有法定效力和规范格式的文件材料。这是公文与一般的文章和图书资料的重要区别，每一份公文的法定效力都是由制发机关的法定地位决定的，公文的规范化格式则是为了增强公文的权威性与有效性，方便公文的处理与管理。（2分）

（4）公文是办理公务的重要工具。无论党政府机关、社会团体、企事业单位的日常的工作活动中，都离不开公文。例如：向上级汇报工作，要使用“报告”；向下级布置工作，要使用“指示”、“通知”等；向有关单位联系工作，要使用“函”。只有正确运用公文这一工具才能提高工作效率，达到最佳的办事效果。（2分）
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