一份好的工作说明书必须符合下列要求：

(1)清晰。

在整个工作说明书中，应全部使用现在时态。对工作的描述应注意使用浅显易懂、直接的语言，尽量避免生疏或者专业性过强的术语。让任职人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需询问他人或查看其他说明材料。应避免使用原则性评价，同时对专业和晦涩的词汇必须解释清楚，以免在理解上产生误差。

(2)具体。

在编制工作说明书时，内容应尽量具体，但各项描述不交叉重叠。在说明工作的种类、复杂程度、任职者需具备的技能、任职者对工作各方面应自责任的程度这些问题时，措词上应尽量选用一些具体的动词，通过使用具体的词，指出工作的种类、复杂程度，任职者需要具备的具体技能、技艺以及应承担的具体责任范围等。工作说明书中的工作职责，应该能成为绩效指标的基础;任职资格的描述，更应该能成为招聘的依据。工作说明书应该具有实用性，即任务明确好上岗、职务明确易考核、资格明确好培训、层次清楚能评价。

(3)简洁。

整个工作说明书的文字必须简单明了，所有的词要包含所需要的信息，不必要的词语要省略。工作说明书总体上要简短扼要，以免过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，不要试图穷尽所有的职责，职责最好不超过八项。

(4)规范。

工作说明书可用表格显示，也可用文字叙述，格式可以多种多样。但在一个企业里，对各个岗位应使用统一格式的工作说明书，注重整体的协调，形成规范、准确、使用方便的管理文件。工作说明书的编写形式和用语应符合本企业的习惯。切忌不要照搬照抄其他企业的范本。必须保证一个岗位一个说明书。